スピーチの準備もいいですが、それより先にしなければならないのが、参加者全員への通知です。大きなパーティならばこれは連絡網などを用意すればいいので楽ですが、小さな10人程度の集まりでしたら、自分で全部連絡しなければならないので少し面倒かもしれません。

まず幹事がしなくてはならないのが、参加者の確認です。おおよそのパーティの日時を決め、何人参加できるのか、連絡先はどこか、それらすべてを聞き、そして会場を探し、そして参加者全員に通知します。この時に通知しなければならないのは、日時、会場、会場までの地図、会費です。これらを少なくとも開始予定の一週間前には参加者全員に伝えましょう。

以前は手紙だったのですが、今はメールでの通知が早く、すぐに届くので便利です。また、会社でのイベントでしたら、チラシを作って掲示板に貼るなどするのも効果的です。メールを見ない人でも分かりますし、また、全員同じ部署なら休み時間にでも伝えればメールを送る手間も省けます。

これは幹事の仕事ではありませんが、結婚式の参加の有無は基本的には手紙です。なのでしっかりと期日までに手紙の返事を送りましょう。

また、二次会も開く場合は、二次会参加の有無も聞いておくと、人数確認の手間が省けますし、場所探しも早く行えます。

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